PERSONVÆRNERKLÆRING

Kven vi er

Denne personvernerklæringa fortel korleis Norse Feedback som behandlingsansvarleg samlar inn og brukar personopplysningar.

Vår adresse er: Peak Sunnfjord, Hafstadvegen 23-25, 6800 Førde.

Vårt organisasjonsnummer er: 921 192 622

Adressa til nettstaden vår er: www.norsefeedback.no

Vår organisasjon Norse Feedback er behandlingsansvarleg for behandling av personopplysningar.Denne erklæringa inneheld opplysningar du har krav på når det vert samla inn opplysningar frå nettsidene våre (personopplysningslova §19, kap 3, artikkel 13 – del 1) og generell informasjon om korleis vi behandlar personopplysningar (personopplysningslova §18, kap 3, artikkel 13 – del 2).

Kva personopplysningar samlar vi inn, og kvifor vi gjer det

Informasjonskapslar

Informasjonskapslar (cookies) er små tekstfiler som vert plassert på datamaskina di når du vitjar ei nettside. 

Føremålet er både å gjere brukaropplevinga betre for deg ved at nettstaden hugsar innstillingane dine, kva sider du har vitja, innlogging og eventuelle brukarnamn og andre opplysningar som du har lagt inn og vil at nettsida skal hugse slik at du slepp å skrive inn dette for kvar gong.

Norse Feedback nyttar ikkje informasjonskapslar til å sjå kva nettsider du vitjar etter at du har vore på nettsidene våre. Vi lagrar heller ikkje informasjon som gjer at vi kan identifisere deg som person.

Når du besøker nettstaden vår så samlar vi inn avidentifiserte opplysningar om besøket gjennom verktyet Google Analytics. Føremålet med dette er å utarbeide statistikk som vi nyttar til å forbetre og vidareutvikle informasjonstilbodet på nettstaden med.

Døme på kva statistikken gjev svar på er kor mange som vitjar ulike sider på nettstaden, kor lenge besøket varer, kva nettstader brukarane kjem frå og kva nettlesar som vert nytta.

Opplysningane vert behandla i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert meinar vi at vi ikkje kan spore tilbake til den enkelte brukar dei opplysningane vi samlar inn. Vi samlar inn heile IP-adressa, men IP-adressa vert avidentifisert slik at berre dei tre fyrste gruppene i adressa vert nytta til å generere statistikk. Det vil seie at dersom IP-adressa består av nummera 195.159.103.82, vert berre 195.159.103.xx nytta. I tillegg vert IP-adressene behandla på aggregert nivå, det vil seie at all data vert slått saman til èi gruppe og ikkje behandla individuelt.

Døme på informasjonskapslar som vert nytta for Google Analytics er:

_ga: Vert sletta automatisk etter 2 år. Vert brukt for å skilje brukarar frå einannan.

_gid: Vert sletta automatisk etter 24 timar. Vert brukt for å skilje brukarar frå einannan.

_gat: Vert sletta automatisk etter 1 minutt. Vert brukt for å fordele trafikk/spørjingar. Når Google Analytics vert distribuert via Google Tag Manager, vert denne informasjonen kalla _dc_gtm_

Rettleiingar:

Innebygd innhald frå andre nettstadar

Sider og artiklar på denne nettstaden kan ha innhald (t.d. videoar, bilete, artiklar, deling i sosiale medier osv.) frå andre nettstadar. Slikt innebygd innhald frå andre nettstadar fungerer akkurat som om du hadde vore på dei nettstadane.

Desse nettstadane kan samle data om deg, bruke informasjonskapslar, innehalde tredjepartssporing og overvake korleis du samhandlar med det tredjepartsinnhaldet. Det kan også vere å spore korleis du samhandlar med innebygd innhald viss du har ein brukarkonto og er logga inn på den nettsida.

E-post og telefon

Norse Feedback nyttar e-post, nettbaserte prosjektverktøy, CRM systemet Hubspot CRM, SuperOffice og telefon som ein del av det daglege arbeidet. Den tilsette som har dialogen med den som tek kontakt har det daglege ansvaret for behandlinga av personopplysningar i denne samanhengen.

I Hubspot CRM blir følgjande informasjon lagra:

Personnivå: 

  • Namn
  • Telefonnummer
  • E-postadresse

Firma/føretak: 

  • Namn
  • Organsisasjonsnummer
  • Telefonnummer
  • Tal tilsette
  • Omsetnad

Kvar enkelt ansatt er ansvarleg for å slette meldingar og informasjon som ikkje lenger er aktuell, og minst kvart år gjennomgå og slette unødvendig innhald i e-postkassa/telefon. Prosjektleiar i Norse Feedback sender ut påminning om dette til alle ansatte i fyrste kvartal i kvart nytt kalendarår. Om medarbeidaren sluttar vert e-postkontoen til vedkomande sletta, men enkelte relevante e-postar vil normalt verte overført til kollegaer.

Ver merksam på at vanleg e-post er ukryptert. Vi oppfordrar deg derfor til å ikkje sende teiepliktige, sensitive eller andre fortulege opplysningar via e-post. Dette omfattar også brukarnamn og passord.

Opplysningar om tilsette i Norse Feedback

Vi behandlar personopplysningar om våre tilsette for å administrere løn og personalansvar. Rettsleg grunnlag følgjer av personvernforordningen artikkel 6 nr.1 b). Det er dagleg leiar i Norse Feedback, og vårt rekneskapskontor Vest Rekneskap AS som har det daglege ansvaret for dette. Det vert registrert naudsynte opplysningar for utbetaling av løn, til dømes grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune, tilknytning til fagforeining og andre lovpliktige registreringar. Andre opplysningar om tilsette er knytt til vedkomande sin arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkomande sitt arbeid.

Sletterutinar for personalopplysningar følgjer rekneskapslova og arkivlova. Opplysningar om namn, stilling og arbeidsområde, saman med e-postadresse og telefon som høyrer til organisasjonen, er rekna for å vere offentlege opplysningar og vert publisert på vår nettside.

Alle stillingssøknadar på e-post vert lagra i dagleg leiar sitt e-postarkiv og vesentlege opplysningar vert lagra i ei database der berre dagleg leiar har tilgang. Desse vert ikkje sletta viss ikkje søkjar spesifikt ber om det. Dersom søkjaren ikkje ber om at vi tek vare på sjølve søknadsteksten og CV til eventuelt framtidige stillingsutlysningar, så vil den bli sletta innan 1 år.

Personalmapper vert rydda ved utløp av arbeidsforholdet og personopplysningar vert sletta/makulerte.

Kven deler vi opplysningane dine med

Norse Feedback er behandlingsansvarleg for data som vert samla inn gjennom denne nettenesta: www.norsefeedback.no

Opplysningar vert kun delt innad i selskapet der dette er nødvendig. Opplysningar vert ikkje delt utanfor Norse Feedback utan opplysningsinnehavar sitt samtykke.

Sensitive opplysningar

Ansatte kan i sitt daglege arbeid få kjennskap til personsensitiv informasjon. Tilgang til personopplysningane vert styrt av eit tenesteleg behov. Vi nyttar difor ein kombinasjon av fysisk, elektronisk og prosedyremessig sikring for å beskytte sensitiv informasjon. 

Formålet med behandling av personopplysningar er for å identifisere deg som kunde eller samarbeidspartner slik at vi kan yte den servicen eller supporten som krevjast. Norse Feedback tek også vare på løpande kommunikasjon med deg slik at vi til ei kvar tid kan yte best mogleg service.

Opplysningar samlast kun inn i den utstrekning det er nødvendig eller relevant for å oppfylle formåla beskrive over. 

Alle ansatte har underskrive taushetserklæring som forpliktar ein til å bevare taushet om sensitiv informasjon erverva gjennom sitt daglege arbeid i Norse Feedback. Taushetserklæringa vert oppbevart av dageg leiar og er gyldig også etter at eit arbeidsforhold eventuelt er avslutta.

Særleg om helseopplysningar

Ansatte i Norse Feedback som i supportverksemd får kjennskap til helseopplysningar skal behandle desse i eigne system med streng tilgangsbegrensing. Tilgang til helseopplysningar vert styrt av eit tenesteleg behov. Vårt avtaleverk regulerer spesifikt kven som har tilgong til helseopplysningar. 

Behandling av slike opplysningar bygger som hovudregel på samtykke frå den personen opplysningane gjeld, jf artikkel 6 nr.2 bokstav a), men kan i visse tilfelle verte behandla med heimel i same artikkel nr.2 bokstav f).

Helseopplysningar vert ikkje utlevert og vil som hovudregel verte sletta umiddelbart etter kontakt, med mindre anna vert avtalt. 

Sikkerheit

Administrative opplysningar som namn, telefon e-post m.m. vert lagra på personleg og passordbeskytta telefon/datamaskin og alle e-postkontoar og program nytta av ansatte i Norse Feedback, og er også beskytta av brukarnamn/passord. Norse Feedback sin infrastruktur er beskytta med kodelås frå Intin AS, som også administrerer backoffice og har logg på alle innloggingar.

Dersom eit arbeidsforhold i Norse Feedback opphøyrer kan denne informasjonen verte overført til andre ansatte innad i selskapet. All informasjon som ikkje vert overført vil verte sletta.

Rettsleg grunnlag

Heimelsgrunnlag for behandling av personopplysningar om ansatte er er personvernsforordninga artikkel 6 nr.1, bokstav a) om samtykke, eller bokstav b) om at behandlinga er nødvendig for å oppfylle arbeidsavtale eller anna avtale med den ansatte. I tillegg til artikkel 6 nr.1 bokstav f).

Der Norse Feedback behandlar sensitive opplysningar, til dømes helseopplysningar, vil Norse Feedback ha grunnlag i artikkel 9 nr.2 bokstav a) der den registrerte har gjeve sitt uttrykkelige samtykke, eller artikkel 9 nr.2 bokstav b) der behandling er nødvendig for at Norse Feedback skal kunne oppfylle forpliktingar eller utøve rettigheitar på det arbeidsrettslige området. 

Det overordna rettslege grunnlaget for å behandle personopplysningar er at behandlinga er nødvendig for å kunne yte den servicen som vi er forplikta til å yte til våre kunder og samarbeidspartnarar.

Dine rettigheter og kontaktinformasjon

Du har ei rekke lovfesta personvernrettigheiter. Disse kan du benytte deg av ved å kontakte oss eller datatilsynet. 

  • Innsyn: Informasjon om opplysningar vi har om deg
  • Korrigering: Rette og supplere opplysningar om deg
  • Sletting: Be om sletting av opplysningar som vi ikkje lenger har grunn til å bevare
  • Avgrensing: Be om at vi avgrensar dine opplysningar
  • Rett til å få varsel ved brot på personopplysningssikkerheita
  • Rett til å klage til Datatilsynet

Har du spørsmål om korleis vi handterer personopplysningar om deg når du nyttar tenestene våre, og til dømes ønskjer at vi slettar eller endrar opplysningane vi har om deg, så send ein epost til oss på kontakt@norsefeedback.no eller ta kontakt med ein av oss direkte via nettstaden vår: www.norsefeedback.no